Edam-Volendam
Edam-Volendam is een gemeente in het noordoosten van de regio Waterland in de Nederlandse provincie Noord-Holland aan het Markermeer. Er wonen 36.445 mensen, waarvan ongeveer 22.500 in Volendam en ongeveer 7.000 in Edam.
De uitdaging:
Gemeente Edam-Volendam, een groeiende organisatie, zocht naar een manier om zekerheid te verkrijgen over hun uitgaande geldstromen door middel van een onafhankelijk systeem. De jaarrekeningprocessen waren tijdrovend, vooral bij de accountantscontrole waar veel tijd besteed werd aan het onderbouwen van uitgaande betalingen. Er was een jaarlijkse noodzaak om extra ondersteuning in te huren voor het voorzien van de benodigde documentatie aan de accountant.
Wat hebben we gedaan:
Sinds 2022 is SafeSpend geïntegreerd in het betalingsproces van de gemeente. Voordat de tweede handtekening wordt gezet, worden betalingsbatches ingelezen in SafeSpend. Vervolgens worden de stappen van het werkprogramma systematisch doorlopen. Dit proces identificeert eventuele bijzonderheden voordat ze een probleem kunnen vormen, waardoor pieken in werklast tijdens de accountantscontrole worden vermeden. De accountant heeft nu continu inzicht in de uitgaande betalingen.
Het resultaat:
De implementatie van SafeSpend heeft voor de gemeente Edam-Volendam aanzienlijke besparingen opgeleverd. Voorheen moesten voor steekproeven 300 documenten zoals facturen, betaalbatches, betaaladvieslijsten en dagafschriften worden aangeleverd; dit is nu niet meer nodig. De controle over de uitgaande geldstroom biedt de organisatie aanzienlijk meer zekerheid. Fouten kunnen nu intern worden geïdentificeerd en gecorrigeerd voordat betalingen daadwerkelijk worden uitgevoerd, wat zorgt voor een aanzienlijke verbetering in efficiëntie en gemoedsrust.