Zo werkt het
Elke betaling gecontroleerd vóór uitvoering
De accountant controleert achteraf, wanneer de betaling al is uitgevoerd. Veel gemeenten doen daarom zelf ook een preventieve steekproef op de betaalbatch. Maar een steekproef biedt geen zekerheid: alleen de geselecteerde betalingen worden bekeken, en of daar net die ene afwijking tussen zit, is een kwestie van toeval. Bovendien leert een steekproef niets. Wat u vandaag controleert, controleert u volgende maand opnieuw.
SafeSpend werkt anders. Het systeem wordt eenmalig opgevoed met uw betrouwbare crediteurenbestand, en dat is precies wat het zo sterk maakt. Vanaf dat moment wordt niet een greep uit de batch gecontroleerd, maar elke betaling, voordat die de deur uitgaat. Wat betrouwbaar is, gaat zonder vertraging door naar de bank. Alleen wat afwijkt, valt uit.
Stap 1. Opvoeden: eenmalig, samen met u
Bij de start toetsen we samen uw crediteurenbestand: naam, IBAN en KvK-nummer worden extern geverifieerd en ingelezen als betrouwbare basis. Vanaf dat moment kent SafeSpend uw betaalproces, en hoeft u alleen nog te kijken naar wat daarvan afwijkt.
Stap 2. Iedere betaling gecontroleerd
Elke betaalbatch vanuit uw ERP doorloopt een gestructureerd controleproces: dubbele betalingen, afwijkende bedragen, onbekende of gewijzigde rekeningnummers en controle op naam, IBAN en KvK.
Niet iedere nieuwe crediteur is een risico. U stelt per betaalstroom een cumulatieve ondergrens in. Incidentele kleine betalingen lopen gewoon door; pas wanneer het totaal aan een nieuwe tegenpartij die grens passeert, valt de betaling uit.
De naam-IBAN check zit in het proces. Valt een nieuwe tegenpartij uit, dan verifieert SafeSpend automatisch of naam en rekeningnummer bij elkaar horen. Komt de tegenpartij bovendien voor in andere aangesloten administraties, dan kunt u ervoor kiezen het signaal automatisch te laten afhandelen. Zo niet, dan beoordeelt uw medewerker het signaal, met alle context al klaargezet.
Stap 3. Elk signaal maakt SafeSpend slimmer
Een goedgekeurde tegenpartij is voortaan betrouwbaar: die valt niet opnieuw uit. En omdat gemeenten profiteren van elkaars data, wordt elk signaal gewogen met collectieve betaalintelligentie: een nieuwe tegenpartij die nergens anders voorkomt, weegt zwaarder dan één waaraan honderden organisaties al jaren betalen, zonder waardeoordeel. Frauduleuze partijen worden wél actief gedeeld: altijd anoniem, nooit herleidbaar naar een gemeente.
Pre-clearance: toetsen voordat een relatie uw ERP in gaat
Soms weet u vooraf al dat een nieuwe relatie ertoe doet: een nieuwe leverancier bij een aanbesteding, een zorgaanbieder waarmee u een contract aangaat. Met pre-clearance raadpleegt u alle beschikbare data op het moment dat het u uitkomt, nog voordat de relatie in uw ERP staat: naam-IBAN check, controle op KvK-gegevens en de collectieve betaalintelligentie van aangesloten gemeenten. Klopt alles, dan maakt u de relatie direct in SafeSpend betrouwbaar.
Pre-clearance vervangt de cumulatieve ondergrens niet, maar vult die aan. U hoeft nog steeds niet iedere nieuwe crediteur vooraf te onderzoeken. Maar waar u dat wel wilt, houdt u uw crediteurenbestand aan de bron schoon en loopt ook de eerste betaling zonder vertraging door.
Spoedbetalingen zonder achterdeur
Spoed is het favoriete wapen van fraudeurs. CEO-fraude drijft op tijdsdruk. Daarom kent SafeSpend een speciale spoedbetalingsfunctionaliteit: de spoedbetaling wordt aangemaakt in SafeSpend en doorloopt exact dezelfde controles als een reguliere batch, inclusief naam-IBAN check. Daarbovenop gaat bij elke spoedbetaling een extra controle altijd af, juist omdat het spoed is.
Aantoonbaar voor de accountant
Functiescheiding is in SafeSpend technisch afgedwongen: aanmaken, accorderen en vrijgeven kan nooit door dezelfde persoon. Elke stap wordt vastgelegd in een volledig audittrail: per stap, per gebruiker, per uitkomst. Ook goedgekeurde betalingen blijven per batch raadpleegbaar.
Wanneer de accountant om onderbouwing vraagt, is die er al. Geen voorbereiding, geen reconstructie, geen piek bij de jaarrekening.
Gebouwd op bewezen technologie
SafeSpend is gebouwd op de Continuous Auditor van De Wielick BV: het data-analyseplatform waarmee meer dan 100 gemeenten worden gecontroleerd op hun uitgaande betaalstroom, en dat door toonaangevende accountantskantoren wordt gebruikt om financiële administraties te beoordelen op betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en volledigheid. Dezelfde algoritmes, maar dan preventief ingezet.
SafeSpend wordt gebruikt door gemeenten van alle groottes, van de G4 tot kleine gemeenten, en werkt over meerdere ERP-systemen heen, met specifiek ingerichte controles per betaalstroom.